Incontro d'affari - le fasi della preparazione e della condotta.

Un incontro di lavoro è una delle forme di comunicazione aziendale, il cui scopo è quello di brainstorming, comprendere i problemi e le problematiche di un'azienda (organizzazione) e prendere una decisione appropriata.

I tipi di riunioni di lavoro si distinguono per l'obiettivo principale o gli obiettivi da affrontare: pianificazione, motivazione, pianificazione interna delle attività, controllo sulle attività dei dipendenti e altri.

La tenuta e la preparazione di un incontro di lavoro ha una certa tecnologia, aderendo alla quale è possibile padroneggiare facilmente questa forma di comunicazione aziendale.

Passaggio 1. Definire lo scopo della riunione e l'ordine del giorno.

Un incontro di lavoro non è solo un incontro.dipendenti. Il suo obiettivo dovrebbe apparire come un risultato obiettivo, ovvero prendere una decisione specifica. Pertanto, questo risultato deve essere formulato in anticipo. Più è concreta la formulazione della decisione, più efficacemente l'incontro avrà luogo e il risultato sarà raggiunto. Nel processo di definizione dell'obiettivo, l'organizzatore deve rispondere alla domanda: questa domanda può essere risolta da un dipendente specifico nella procedura di lavoro corrente? È possibile sostituire l'incontro con un'altra forma di risoluzione?

L'agenda è preparata in anticipo. I partecipanti alla riunione dovrebbero avere familiarità con la discussione in arrivo, i materiali necessari per essere in grado di pensare a una soluzione. Inoltre, ogni elemento dell'ordine del giorno dovrebbe avere il proprio risultato obiettivo. Oltre alle questioni all'ordine del giorno, i partecipanti alla riunione vengono informati sul tempo assegnato per la discussione di ciascun problema.

Passaggio 2. Determinazione del tempo e del numero di partecipanti.

Tradizionalmente incontri di lavoro (ad eccezione diemergenza) si svolgono in un giorno specifico della settimana nel pomeriggio. È necessario determinare la cerchia dei partecipanti in modo tale da andare d'accordo con il numero minimo di dipendenti. L'opzione migliore è 6-7 persone. La risoluzione costruttiva di problemi e problemi dipende solo dalla presenza delle parti interessate. È meglio affidare l'incontro a quei dipendenti che sono più competenti in questo argomento.

Passaggio 3. Organizzazione della sede.

Gli organizzatori devono prevedere comecompatibilità dei partecipanti alla riunione. Ciò consentirà di organizzare le sedie in modo tale da far sedere le persone al fine di aumentare l'efficacia della comunicazione. L'informazione è percepita meglio e più velocemente se il viso, gli occhi, i gesti dell'altoparlante sono chiaramente visibili.

Passaggio 4. Riunione: durata e limite di tempo.

Un incontro di lavoro ha alcuni componentiche influenzano direttamente l'efficacia del processo decisionale. La durata ottimale non dovrebbe superare i 40-45 minuti. Psicologicamente, la mente collettiva non sarà in grado di lavorare in modo produttivo in questo periodo. Se è necessario continuare la discussione, si consiglia di fare una pausa per almeno 30 minuti, il che aumenta il benessere e l'attenzione.

L'incontro di lavoro deve avere un limite di tempo.spettacoli. Monitorare la conformità con le regole - la responsabilità del presidente. Tuttavia, il rispetto delle regole di tutti i partecipanti alla riunione mostra la competenza dello staff.

Passaggio 5. Minuti della riunione.

Elaborazione di un documento ufficiale di riparazionele fasi principali dell'incontro, i nomi dei relatori, le proposte e le decisioni prese, una componente necessaria di un incontro di lavoro. Sulla base del protocollo, il capo ha il diritto di chiedere l'esecuzione delle decisioni prese

Passaggio 6. Analisi della preparazione e svolgimento della riunione.

Se è possibile, un incontro di lavoro è considerato un successoRispondere in modo positivo alle seguenti domande: quanto è stata definita correttamente la cerchia dei partecipanti alla riunione? La posizione dei partecipanti ha contribuito all'efficacia della comunicazione? Quanto erano interessati i partecipanti alla discussione? Quali sono state le strategie decisionali spontanee? Quali contraddizioni tra obiettivi personali e collettivi manifestati? Qual è stata la ragione dei conflitti (se ce ne sono)? Il tempo dell'incontro è stato effettivamente speso?